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連絡・相談するときのメールやメッセージでの「書き方・伝え方」

公開日

電球アイコンこのページでわかること

  1. メールに書くべき項目と書き方
  2. 「受信」と「送信」のときの、心がまえ
  3. 電子メールの「宛先欄」の使い分け

はじめに

電子メールやMoodleのメッセージ機能などを用いて先生に連絡をするときに、何を、どのように書くべきか、迷ったことはありますか?

LINEなどのメッセージに慣れていると、友人に「話しかけるように」書いてしまい、場合によっては、先生や先輩などを意図せず不快にさせたり、必要な情報が欠けていて困らせたりしているかもしれません。

あるいは「書き方が間違っているかもしれない」と不安になって、連絡を躊躇し、連絡の頻度が低くなってしまうと、先生から十分な指導を受けられなかったり、健康状態も含めた自分の状況を説明する機会を逸したりと、自分にとって不利益になってしまうこともありえます。

実際のところ、メールなどでのやり取りには、伝えたい事柄を、相手に失礼になることなく、効率的に伝えるための、いくつかの慣例や書式が存在します。まずは、相手に不快感を与えず、円滑にやり取りを進めるための、メールやメッセージの「書き方・伝え方」をおさえておきましょう。

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メールの書き方

メールでお礼する人

基本的な書き方

1. 件名欄に件名を書く

件名がないメールは、そもそも開いてもらえない可能性があります。また、迷惑メールフォルダに入ってしまい、気付かれない可能性もあります。

件名を書く際には、メール本文の内容が、ある程度伝わるような件名にするとよいでしょう。

たとえば、「質問」ではなく、「月曜2限「××」の履修方法についての質問」といった件名であれば、受信者が内容を推測しやすく、あとからそのメールを探すのも容易になります。

2. 宛名を書く

メール本文の初めに、「〇〇先生」のように、誰に宛てたメールなのか分かるよう、宛名を書きます。

3. はじめに名乗る(自分の氏名と、相手にとっての自分の立場を書く)

用件を切りだす前に、「千葉大学で〇〇の授業を受講している××です。」のように、相手と自分の関係を明記します。

先生は多くの人とやり取りがあるため、氏名だけでは、いったい誰なのか、何の話なのか、たいていの場合は分かりません。

4. 用件を簡潔に書く

1~3を書いたうえで、本題に入りましょう。詳しくは具体例を参考にしてください。

5. 挨拶をして、署名をする

メール本文がそこで「終わっている」ことや、送信者が「どの立場の何者として」メールを送信したのかを明示するために、用件だけを言いっ放しにせず、あいさつ文や署名を最後に書き添えると、なおよいでしょう。

メールアプリによっては、署名が自動で挿入できる設定がありますので、必要に応じて利用してみてください。

良いメールの例

連絡・相談するときのメール

連絡・相談するときのメール

コピー受信者(CC)については、伝えたい目的・範囲に応じた使い分けで説明します。

お願い・事情の説明をするときのメール

お願い・事情の説明をするときのメール

よいところ

Moodleのメッセージ機能でメッセージを送る場合

基本的には、メールの場合と同様です(特に、何の授業の受講者なのかは必ず書きましょう)。
MoodleのメッセージやTeamsのチャットなどは、普段から友人とのコミュニケーションに使っているツールと似た印象を受けるためか、より気軽な書き方になりがちです。

しかし、あまりに気軽な文章を送るのは、忙しいなか時間を割いてくれている先生に失礼になります。話し言葉にならないようにする、など、最低限のことには気をつけましょう。

避けるべきメールの例

避けるべきメールの例

どこが問題か?

「受信」と「送信」のときの、心がまえ

メールを送りあう人

相手からメールを「受信」したとき

先生や所属機関などからメールがきたら、「ひとまず確認しました」ということだけでも、なるべく早めに返信しましょう。

回答に時間がかかりそうなときは「〇月〇日までに回答を返信します」など、返答に時間が必要であることを知らせて、相手が心づもりをできるように連絡をしておきます。

なかなか返信がないと、届いているのか、確認できているのか、と相手を不安にさせてしまいます。また、「反応が無かった」という理由で不利益を被る場合もあります。それを避けるためにも、何らかの返信をなるべく早くするようにしましょう。

自分から「送信」するとき

ポストに届いて「いつ読むか」「いつ返信するか」が相手まかせになる手紙と同様に、メールも、いつ読むのか、いつ返信をするのかが相手にゆだねられていると考えましょう。すぐには返信がない、ということも想定しておく必要があります。

伝えたい目的・範囲に応じた使い分け(転送・CC・BCC・ML)

メール送信

自分がもっている情報を、他の(複数の)人にも共有するには、「転送」、「CC」、「BCC」の機能や、「ML」を使います。

転送

自分がもらったメールの本文を、そのまま他の人に送ることができます。

CC

メールの宛先欄には、通常の「宛先欄」(主なやり取りの相手のメールアドレスを入れる欄)以外に、「CC欄」もあります。両方に同じ内容のメールが送信されます。(CCとは、カーボン・コピーの略語です。)

CCで送る際の「送信者」の意図にはさまざまなものがありますが、ひとつには「(CCの受信者は)主なやり取りの相手ではないですが、情報共有しておきますので、確認しておいてください」という意味合いがあります。それにより、誰がそのやり取りの主体であり、誰がその情報を共有しているのか、受信者全員が把握できます。

注意

「宛先欄」と「CC欄」に入れたメールアドレスは、受信者全員に見えてしまいます。そのため、メールアドレスを互いに知っている者同士のやり取り以外では、CCを使っての情報共有・伝達は避けた方がよいでしょう。

BCC

上のCCと同様、同じメールを複数の宛先に送ることができます。CCと異なるのは、BCC欄に入っているメールアドレスはどの受信者からも見えない、ということです。(BCCとは、ブラインド・カーボン・コピーの略語です。)

BCCを使う目的は、

  1. 受信者のメールアドレスを、受信者同士が互いに見られないようにするとき
  2. 他にも受信者がいることを、他の受信者に知られたくないとき

などです。

上記の1が主目的の場合は、通常の宛先欄に「自分自身のメールアドレス」を入れ、他の送信先のメールアドレスをすべてBCC欄に入れれば、受信者からは、「あなた自身のメールアドレス」だけが見えるようになり、他のメールアドレスの漏洩を防ぐことができます。

※BCC欄は、デフォルトでは表示されていない場合もあります。「BCC欄を表示」といったボタンを探してみてください。

To・CC・BCCの違い

メーリングリスト(ML)

MLを作成しているコミュニティ内であれば、MLを使って、一斉に同じ内容のメールを配信することができます。

主に、コミュニティのメンバーが、共通して知っておいた方がいい、興味がありそう、疑問の解消に役立ちそうと思われる情報を「共有」するときに使う機能です。用いるときには「コミュニティのメンバー全員に伝えてよい情報であるか」を、必ず確認してから利用しましょう。

MLとは

複数のユーザを「1つのグループ」としてメールサーバに登録すると、そのグループに特有の「共通のメールアドレス」が1つ与えられます。MLのアドレス宛にメールを送ると、グループ内の全員に、全く同じ内容のメールが同時配信されます(※LINEのグループ機能をイメージしてください)。

メールを送信する前に(最終チェック用)

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